Оплата аренды помещения из личных средств генерального директора-учредителя

Question

Здравствуйте!Подскажите, пожалуйста, как поступить в данной ситуации. Организация на УСН доходы-расходы открылась в октябре 2014 года. Был заключен договор аренды помещения под офис с ИП. Была начислена арендная плата за октябрь, ноябрь, декабрь. В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность. При сдаче бухгалтерского баланса была отражена эта задолженность и убыток по основному виду деятельности. Как будет правильнее оформить погашение задолженности руководителем наличными денежными средствами в начале года. Из подтверждающих документов есть только квитанции к ПКО от ИП, подтверждающие оплату.  До настоящего момента деятельность в организации не ведется, движений по р/счету и кассе нет. Спасибо.

User 1 · Answer

Добрый день!Подскажите, пожалуйста, как поступить в данной ситуации. Организация на УСН доходы-расходы открылась в октябре 2014 года. Был заключен договор аренды помещения под офис с ИП. Была начислена арендная плата за октябрь, ноябрь, декабрь. В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность. При сдаче бухгалтерского баланса была отражена эта задолженность и убыток по основному виду деятельности. Как будет правильнее оформить погашение задолженности руководителем наличными денежными средствами в начале года. Из подтверждающих документов есть только квитанции к ПКО от ИП, подтверждающие оплату.  До настоящего момента деятельность в организации не ведется, движений по р/счету и кассе нет. Спасибо. Для начала - почему нет подписанных актов по аренде? Ведь именно по актам отражаются расходы, т.к. акты подтверждают, что ИП оказал Вам услугу, т.е. услуга выполнена. А оплата не подтверждает, что услуга выполнена, соответственно не может быть причиной для отражения расходов.Цитата ("Зарплата" практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты 20 февраля 2015):Как возместить расходы руководителюСпособ № 1.Директор — это тоже работник фирмы.  Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель  напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец  смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы,  подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.Директору «Лед»А.В. Львовуот менеджераА.С. КондратьеваЗАЯВЛЕНИЕПрошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО  «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для  принтера в отделе сбыта.Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 февраля 2015 г.03.07.2015                                                 _____________                                 А.С. КондратьевПосле этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на  карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были  оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не  удерживать с суммы возмещения НДФЛ.Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но  иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке  компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше  его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность  любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора)  приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же  оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работникуДиректор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100  руб. с НДС. Деньги  под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы  собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по  заявлению и сделал следующие проводки:ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73— 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) — приняты к учету материалы, оплаченные директором;ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73— 320 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»  КРЕДИТ 19— 320 руб. — списан НДС за счет собственных средств фирмы;ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50— 2100 руб. — возмещены расходы на директору.Способ № 2.Оформите договор займа на сумму оплаты в  письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать  уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет.  Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет,  заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того  укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на  длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную  сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1  ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.Фрагмент договора займа с учредителемДоговор займа с учредителем №1г.  Москва                                                                                                           «20» января 2015 г.ООО «Восток», именуемое в дальнейшем Заемщик, в лице генерального  директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с  одной стороны и гражданин РФ Иванов Иван Иванович, именуемый в  дальнейшем Заимодавец, личность удостоверяется паспортом серии 10 00  номер 100100, выданным 10 августа 1998 года ОВД района <…> г.  Москвы, проживающий по адресу: 101000, г. Москва, ул. Коломенская, д. 2,  кв. 2, с другой стороны заключили настоящий договор займа.1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает  денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется  возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим  договором.1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным.1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года.2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1  настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента  подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого  счета №100 101 101 101 101 01 101  по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору  № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад».2.2. Датой предоставления займа считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Займодавца.2.3. Заемщик обязуется не позднее следующего дня после истечения  срока займа, указанного в пункте 1.3 настоящего договора, возвратить  Заимодавцу сумму займа. Датой исполнения Заемщиком своего обязательства  по возврату суммы займа Заимодавцу считается дата передачи денежных  средств Заимодавцу по расходно-кассовому ордеру.2.4. Заемщик вправе с согласия Заимодавца вернуть сумму займа досрочно.…Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму  В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется  заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт  для подтверждения расходов фирмы.После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76— оприходованы купленные у директора товары;ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)— оплачены товары по договору купли-продажи.

User 2 · Answer

В январе генеральный директор, он же учредитель из собственных средств оплатил задолженность.Еще дополню ближе к Вашей теме (касаемо услуги)Цитата ("Упрощенка" журнал об упрощенной системе налогообложения 23 августа 2015):ВопросКомпания размещает рекламу на сайте авито. Оплата происходит  путем перечисления денежные средств с расчетного счета. В процессе  сверки с контрагентом выяснилось, что есть суммы, которые не проходили  по банку. Оказалось, у нас Ген. директор (он же и учредитель) пополнял  кошелек на этом сайте при помощи своей пластиковой карты. Пару сумм  фигурирует за 2013 год.  Как быть. Как мне оприходовать суммы по бух  учету и как обосновать его действия?ОтветСпособ № 1. Возместите затраты руководителя.Директор — это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим  образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на  возмещение ему расходов. К такому заявлению нужно приложить документы,  подтверждающие оплату — кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.  После этого перечислите руководителю деньги на карту с расчетного счета.  При этом лучше, если «первичка» была оформлена на компанию. А не на  директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.  Сразу после выплаты компенсации расходов вы сможете учесть эту сумму,  как материальные расходы на УСН, если у вас объект доходы минус расходы  (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Таких  документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать  общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том  числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например,  закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и  директора (или только директора) приобретать товары и услуги для  компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень  покупок и т.д.В бухучете сделайте записи:ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 73— приняты к учету оплаченные директором услуги.ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51— возмещены расходы на карту директору.Способ № 2. Оформите договор займа.Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст.  808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). В вашем случае сделать это нужно уже задним  числом. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не  будет заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). И вам  придется включить их сумму в расходы по УСН. Кроме того укажите срок  займа и порядок возврата.Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством  этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по УСН учитывать не  нужно (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При  возврате долга расходов тоже не будет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

User 3 · Answer

Цитата (Старцева Ольга):Для начала - почему нет подписанных актов по аренде? Ведь именно по актам отражаются расходы, т.к. акты подтверждают, что ИП оказал Вам услугу, т.е. услуга выполнена. А оплата не подтверждает, что услуга выполнена, соответственно не может быть причиной для отражения расходов. Забыла уточнить, что акты есть, на основании их и была отражена задолженность.

User 4 · Answer

Забыла уточнить, что акты есть, на основании их и была отражена задолженность. Ну тогда я не вижу проблем, оформите все, как я выше написала.

User 5 · Answer

Цитата (Старцева Ольга):Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст.  808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). В вашем случае сделать это нужно уже задним  числом. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не  будет заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). И вам  придется включить их сумму в расходы по УСН. Кроме того укажите срок  займа и порядок возврата.Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством  этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по УСН учитывать не  нужно (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При  возврате долга расходов тоже не будет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Вот я тоже к такому варианту склонялась, но меня смутил тот факт, что нет кассового чека, и потом что за аренду помещения по кассовой дисциплине нужно платить только безналичным путем.

User 6 · Answer

Вот я тоже к такому варианту склонялась, но меня смутил тот факт, что нет кассового чека, и потом что за аренду помещения по кассовой дисциплине нужно платить только безналичным путем. посмотрите тему:

User 7 · Answer

Цитата (Старцева Ольга):посмотрите тему:Может ли ООО оплатить аренду помещения арендодателю — физическому лицу наличными из кассы?Нужно ли применять ККМ при сдаче в аренду помещения?Может ли ООО  на УСН арендовать помещение у ИП за наличный расчет? Спасибо успокоили. А не является ли нарушением то, что беспроцентный займ был проведен через кассу и не сдан на р/счет?

User 8 · Answer

А не является ли нарушением то, что беспроцентный займ был проведен через кассу и не сдан на р/счет?

User 9 · Answer

Цитата (Старцева Ольга):Оформление беспроцентного займа: проводкиМожно ли при возврате заемных средств выплачивать заработную плату?Оплата аренды помещения наличными ИП из кассы за счет займа учредителя Ольга, спасибо большое за участие. Значит я была на верном пути и вы лишь подтвердили мой ход мыслей. Буду оформлять займ задним числом, потом под отчет, а как будут деньги на р/счету, так возврат займа, не боясь при этом что будут штрафы.

User 10 · Answer

День добрый!В дополнение хочу лишь отметить, что по договорам аренды "Акты выполненных работ" можно и не составлять! Есть соответствующие письма Минфина, ИФНС, а также положительная арбитражная практика, поскольку обязательства сторон возникают после подписания "Акта приема-передачи" и стороны хотят они или нет обязаны выполнять условия договора.В части же беспроцентного займа я бы не горячился, ибо налоговики Вам до начислят налог на прибыль. поскольку при сравнимых условиях и пр., и пр.И лучше учитывать договор займа через 66,03, поскольку займ дает не сотрудник, а учредитель! данном, конкретном случае это абсолютно разные по значению и значимости лица в обязательствах.

User 11 · Answer

Добрый день!Есть соответствующие письма Минфина, ИФНС, а также положительная арбитражная практика, поскольку обязательства сторон возникают после подписания "Акта приема-передачи" и стороны хотят они или нет обязаны выполнять условия договора.Приведите пожалуйста данную практику.В части же беспроцентного займа я бы не горячился, ибо налоговики Вам до начислят налог на прибыль.поскольку при сравнимых условиях и пр., и пр.И лучше учитывать договор займа через 66,03, поскольку займ дает не сотрудник, а учредитель!данном, конкретном случае это абсолютно разные по значению и значимости лица в обязательствах.Закон не запрещает осуществлять беспроцентные займы между юрлицами (даже взаимозависимыми), иное мнение подтвердите практикой и нормативкой.Сч 66.03 предусмотрен для краткосрочных займов (в пределах одного года) как от сотрудника, так и от стороннего лица. К чему Вами  это написано - я пока не поняла...Выделенное жирным - вообще не понятно. Большая просьба - либо аргументируйте, либо не вводите автора вопроса в заблуждение. Благодарю за понимание.

User 12 · Answer

Добрый день.Цитата (Старцева Ольга):Приведите пожалуйста данную практику.Первое с разбегу - письмо Минфина от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742.При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей, если иное не вытекает из условий сделки, не требуется.Аренда это не услуга. Аренда это имущественное право.

User 13 · Answer

Первое с разбегу - письмо Минфина от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742.Соглашусь, акт на услуги аренды не обязателенЦитата (С сайта 1С 10.07.2015):На основании пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за  арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов, связанных с  производством и реализацией. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы,  уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, должны быть  документально подтверждены.НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) принимается к вычету,  в том числе при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст.  172 НК РФ).В письме от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 Минфин России рассмотрел  вопрос, должен ли арендатор в качестве документального подтверждения  расходов в виде арендной платы иметь акт оказанных услуг по  предоставлению имущества в аренду. Является ли отсутствие акта  основанием для отказа в вычете НДС?Финансовое ведомство разъяснило, что для документального  подтверждения расходов в виде арендной платы необходимы документы,  оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ. К таким  документам относится заключенный договор аренды (субаренды), документы,  подтверждающие оплату арендных платежей и акт приемки-передачи  арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов  оказанных услуг для целей документального подтверждения расходов в виде  арендных платежей не требуется (если иное не предусмотрено договором).  Ранее Минфин России высказывал аналогичную точку зрения (письма от  24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118).Также Минфин пояснил, что отсутствие актов оказанных услуг не является основанием для отказа в вычете НДС по арендной плате.

Оплата аренды помещения из личных средств генерального директора-учредителя

Comments